MAGELANG, anewsidmedia.com – Mahasiswa KKN Tim II Universitas Diponegoro 2023/2024 meluncurkan program digitalisasi dokumen di Desa Kalinegoro, Kabupaten Magelang berupa “Transformasi Arsip Desa: Pengelolaan Dokumen Berbasis “Google Drive”.
Program ini memperkenalkan sistem pengarsipan berbasis digital dengan menggunakan teknologi Barcode Drive, yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan aksesibilitas dalam pengelolaan dokumen desa.
Inisiatif ini dipimpin oleh Disela Isyananda, mahasiswa S1 Ilmu Pemerintahan, yang menjelaskan bahwa program ini muncul dari kebutuhan Desa Kalinegoro untuk memiliki sistem pengelolaan dokumen yang lebih modern dan mudah diakses.
“Pengarsipan manual sering kali menyulitkan pencarian dokumen dan berpotensi menyebabkan kerusakan atau kehilangan dokumen penting.Dengan implementasi pengarsipan digital melalui Barcode Drive, kami berharap dapat memberikan solusi yang lebih efektif,” ungkap Disela.
Program ini dimulai dengan survei dan analisis untuk memahami kendala yang dihadapi oleh perangkat desa dalam pengelolaan dokumen. Berdasarkan hasil analisis tersebut, tim mahasiswa mengembangkan sistem pengarsipan digital yang memanfaatkan link drive email desa, yang kemudian dikonversi menjadi kode barcode untuk memudahkan akses.
Setelah sistem siap, mahasiswa melakukan sosialisasi dan pelatihan bagi perangkat Desa Kalinegoro untuk memastikan sistem dapat dioperasikan dengan baik.
Program ini kemudian resmi diluncurkan, dengan barcode link drive yang berisi folder bagi perangkat desa serta masing-masing RW dan dusun yang kini dapat diakses dengan mudah oleh seluruh perangkat desa. Evaluasi dilakukan untuk memastikan sistem berjalan sesuai harapan dan memberikan manfaat maksimal.
Program ini diharapkan dapat menjadi model bagi desa-desa lain dalam mengadopsi teknologi untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen.
Penggunaan teknologi barcode dalam pengarsipan digital juga diharapkan dapat meningkatkan keamanan dan mencegah kerusakan fisik pada dokumen.
Peluncuran program transformasi dokumen Desa Kalinegoro melalui pengarsipan digital berbasis Barcode Drive oleh mahasiswa KKN Undip Tim II merupakan langkah konkret dalam mendukung digitalisasi di tingkat desa.
Program ini tidak hanya menawarkan solusi praktis dalam pengelolaan dokumen, tetapi juga memperlihatkan bagaimana teknologi dapat secara signifikan meningkatkan kualitas pelayanan publik di desa.
